چرا تأیید فیزیکی سهام ضروری است و مزایای آن چیست؟

موجودی حیاتی ترین دارایی برای یک کسب و کار است. همچنین در برابر سرقت، هدر رفتن، خراب شدن و انقضا آسیب پذیر است.

حسابرسی سهام برای اطمینان از مالکیت، صحت، حقوق و ارزش قابل فروش موجودی یک تجارت انجام می شود.

برای حفظ انطباق با گزارش MIS و اطمینان از یک سیستم حسابداری کارآمد، ضروری است که موجودی شما به درستی محاسبه شود.

موجودی یک دارایی ثابت نیست. به حرکت خود ادامه می دهد

سهام وارد می شود و زمانی که مشتریان سفارش می دهند خارج می شود.

به همین دلیل، فرآیند تأیید فیزیکی موجودی باید به خوبی و با منابع و تخصص مناسب برنامه ریزی شود.

در واقع، این یکی از مهم‌ترین ممیزی‌هایی است که یک کسب‌وکار باید انجام دهد تا دارایی‌های خود را مشخص کند.

دارایی ها نشان دهنده سلامت مالی یک شرکت به همراه موقعیت آن در بازار است.

آنها می توانند توسط یک سازمان در صورت شکست یک تجارت یا اگر به هر دلیلی تصمیم به انحلال شرکت بگیرند، استفاده شوند. شرکت می تواند این دارایی ها را بفروشد تا بدهی ها را پرداخت کند و تمام حساب های پرداختنی را تسویه کند.

حسابرسی سهام یا تأیید فیزیکی موجودی به این معنی است که شما باید هر کالایی را که در انبار دارید بشمارید، محاسبه کنید، وزن کنید و اندازه گیری کنید.

این در مورد حسابرسی سهام یا تأیید سهام به طور خلاصه است.

اکنون اجازه دهید اهداف راستی‌آزمایی فیزیکی سهام و سایر دارایی‌ها، مزایا و روش‌های آن را با جزئیات درک کنیم.

اهداف تأیید فیزیکی دارایی های یک سازمان چیست؟

• سازمان‌ها برای پایبندی به الزامات قانونی باید سهام را به صورت فیزیکی تأیید کنند
• این کمک می کند تا مشخص شود که یک سازمان دارایی است
• راستی‌آزمایی فیزیکی موجودی به سازمان این امکان را می‌دهد که سهام را ارزیابی کرده و هرگونه ناهماهنگی در دفاتر حسابداری را اصلاح کند.
• سازمان را قادر می سازد تا الزامات انطباق داخلی را حفظ و بر آن نظارت کند

مراحل مربوط به تأیید فیزیکی موجودی

از آنجایی که تأیید فیزیکی موجودی مستلزم ارزیابی عینی محتویات دفتر کل و کلیه سیستم‌ها و فرآیندهای داخلی است که به مدیریت دارایی کمک می‌کنند، فرآیند تأیید فیزیکی موجودی شامل مراحل زیر است:

• مقایسه و مستندسازی برچسب‌های دارایی‌ها به همراه کد یا شماره محصول آنها
• بررسی دستی شماره مدل محصولات همانطور که توسط سازنده ارائه شده است، در صورت لزوم
• شمارش فیزیکی اقلام موجود در انبار؛برخی از اقلام ممکن است نیاز به وزن یا اندازه گیری داشته باشند زیرا ممکن است قابل شمارش نباشند.
• مقایسه هرگونه اطلاعات اضافی که در دسترس است ، مانند بخش ، مکان و توضیحات توسط حسابرسان
• یک تلاش قوی برای مقابله با مسابقات احتمالی برای هر سازنده ، مدل ، شماره سریال ، توضیحات و غیره که می تواند در مکان های دیگر ثبت شود.

• توزیع دارایی های گروهی و ورودی های فله به دارایی های فردی ، مانند تجهیزات تولید ، وسایل ، تجهیزات IT و غیره.
• حسابرسان ممکن است در صورت لزوم ، برای جمع آوری اطلاعات بیشتر و بررسی دارایی های باقیمانده ، مجدداً از سازمان ها بازدید کنند.
• همچنین شامل تنظیم یک مسیر حسابرسی برای پیوند پرونده موجودی است که با دارایی های ثابت مانند کتاب های حسابداری آشتی می کند.

بگذارید مهمترین مراحل با جزئیات را بررسی کنیم:

بررسی سوابق

در طول تأیید فیزیکی ، هر رکورد را می توان بر اساس ابزارهای اصلی تجاری موجود با شرکت با توجه به کالاها جمع آوری و ذکر کرد.

این شامل کارت های سطل ، گزارش های تحقیق ، کالاهای دریافت شده ، یادداشت های صادر شده از مواد و غیره است.

این حقایق شرایط موارد فردی را شکل می دهد.

این امر می تواند اتفاق بیفتد که کسانی که تأیید فیزیکی را انجام می دهند ممکن است مواردی را پیدا کنند که سازمان ها فقط سوابق فروش و خرید اساسی داشته باشند و هیچ سوابق عمیق سهام ندارند.

در چنین مواردی ، پرسنل تأیید کننده ممکن است نیاز به گسترش دامنه استفاده از مراحل حسابرسی داشته باشند.

حضور در سهام

کل فرآیند تأیید سهام بر اساس روش تأیید فیزیکی که سازمان از آن پیروی می کند - دوره ای یا دائمی است.

این که آیا یک حسابرس باید از نظر جسمی برای این فرآیند حضور داشته باشد ، به اختیار آنها است.

اگر آنها به کارآیی و شفافیت کنترل های داخلی و رویه های تجارت اطمینان داشته باشند ، ممکن است در واقع حضور نداشته باشند. با این حال ، آنها اطمینان حاصل می کنند که دستورالعمل های آنها توسط کسانی که تأیید سهام را انجام می دهند ، دنبال می شوند.

تأیید از اشخاص ثالث

اگر اشخاص ثالث بخش خوبی از سهام شرکت را در اختیار داشته باشند ، این مرحله ضروری است.

تأیید فیزیکی باید اطمینان حاصل کند که این اشخاص ثالث قابل اعتماد هستند ، و حسابرس باید آن را کتبی دریافت کند که این طرفین سهام را طبق مقادیر و توضیحات موجود در کتاب های شرکت نگه دارند.

مزایای تأیید سهام فیزیکی و خدمات آشتی

بگذارید برخی از مزایای تأیید سهام را ببینیم:

• تأیید سهام فیزیکی از ارزیابی سهام پشتیبانی می کند همانطور که در ترازنامه از طریق شمارش واقعی مشاهده می شود
• به تأیید صحت سوابق سهام یک تجارت کمک می کند
• این کمک می کند تا فعالیت های کلاهبرداری ، استهلاک ، از دست دادن یا Pilferage را تشخیص دهد
• در صورت وجود هرگونه آسیب پذیری در سیستم ، راهی برای رفع آسیب پذیری ها ارائه می دهد و ارائه می دهد

هر مشاغل باید حداقل در یک سال مالی ، معمولاً در پایان ، تأیید فیزیکی کامل از سهام را انجام دهد.

این معمولاً آشتی از دارایی های سهام به صورت خط به خط مانند کتابهای حساب است ، با دارایی هایی که در طی فرایند موجودی از لحاظ جسمی شمرده می شوند.

روشهای تأیید سهام

بگذارید اکنون نگاهی به روشهای مختلف تأیید سهام فیزیکی بیندازیم.

سه روش وجود دارد که معمولاً توسط مشاغل در سراسر صنایع در سراسر جهان دنبال می شود:

1. تأیید مداوم یا دائمی

در این روش ، تأیید سهام در طول سال انجام می شود ، نه اینکه آن را در یک زمان خاص محدود کنید.

مشاغلی که از این روش پیروی می کنند ، معمولاً دارای سیستم و برنامه مناسبی هستند تا اطمینان حاصل شود که این کار به راحتی انجام می شود.

در اینجا ، ارزیابی فیزیکی هر مورد موجودی حداقل ، یک بار در طی یک سال اتفاق می افتد.

روش تأیید مداوم یا دائمی چند مزیت خاص را نسبت به دو روش دیگر ارائه می دهد:

• این امر باعث ایجاد حداقل اختلال در تجارت یا مانع می شود و معاملات و ارسال های روزانه طبق معمول می تواند ادامه یابد.
• نه کارمندان و نه فروشگاه خاص مورد نظر مجبور به مکث فعالیت های روزمره خود هستند
• کمبود یا موجودی اضافی که اکنون بوجود می آید و پس از آن می توان در طی این تأیید به درستی ارزیابی کرد و از بین رفت.
• تأیید مداوم تضمین می کند که تمام تأیید سهام فیزیکی به موقع اتفاق می افتد.

2. تأیید دوره ای

این روشی است که متداول ترین مورد استفاده است ، به خصوص توسط مشاغل کوچک یا جدید.

براساس این روش ، تمام سهام در یک دوره تأیید و پردازش می شود - پایان سال مالی.

این امر برای سازمانهای کوچک یا کسانی که هنوز تأسیس نشده اند ، در مقایسه با شرکتهای بزرگ ، دارایی کمتری دارند.

آنها می توانند یک یا دو روز عمل مکث کنند و تأیید سهام فیزیکی را انجام دهند.

این روش برای سازمان های بزرگ مناسب نیست زیرا می تواند به معنای مکث عملیات تجاری برای چند روز باشد.

3. تأیید کور

این یک روش بسیار رایج نیست.

در اینجا کسانی که در حال تأیید سهام هستند ، فقط مکان را می دهند ، بدون اینکه جزئیات موجودی ضبط سهام ، توضیحات ، کمیت و غیره را داشته باشد.

فردی که تأیید را انجام می دهد ، فقط به همان ارقامی که در کتابهای حساب ثبت شده است ، اشاره می کند ، بدون اینکه در واقع تأیید فیزیکی سهام را انجام دهد و نظر خود را در مورد آن بیان کند.

همانطور که مشاهده می کنید ، واقعاً به هدف تأیید فیزیکی سهام خدمت نمی کند.

درک چند واقعیت اساسی در مورد تأیید سهام فیزیکی

یک برگه سهام و یک برگه ارزیابی سهام

همانطور که از نام آن پیداست ، یک برگه سهام همه موارد موجود در موجودی را که برای یک دوره زمانی خاص خریداری شده است ، ثبت می کند و شامل جزئیاتی مانند کمیت ، نام تأمین کننده ، قیمت واحد و غیره است.

از طرف دیگر ، یک برگه ارزیابی سهام خلاصه ای از نتایج حاصل از برگه های مختلف سهام است و کل بزرگ هر کالای موجود در انبار را محاسبه می کند.

نیاز به تأیید مواد

برای شرکت ها مهم است که طبق شرایط نظارتی و شرایط محلی ، یک سیستم را برای بررسی و اعتبارسنجی سهام به طور مرتب تدوین و اعتبار دهند.

بگذارید نمونه ای از شرکتی را که به عنوان محموله ماهانه مواد دریافت می کند ، بگیریم.

این شرکت باید از نظر جسمی حساب کند و مشخص کند که حداقل تا آخرین روز هر ماه به همه موارد تحویل داده شده است.

در صورت عدم تأیید این امر به موقع ، کالاهایی که پس از آن تاریخ تحویل داده می شوند ، در تعداد فیزیکی مواد موجود در حساب حساب نمی شوند.

این نه تنها انطباق اجباری بلکه حس حسابداری خوب است که به طور مرتب تعداد فیزیکی سهام در سازمان خود را انجام دهید.

این کار می تواند سه ماهه یا حتی ماهانه انجام شود.

تعداد فیزیکی کالاها باید در برابر مقدار ثبت شده در دفترچه و سایر کتابهای حساب تأیید شود.

شما همچنین باید یک بررسی فشرده انجام دهید تا سهام موجود در حال حاضر در برابر ارزیابی انجام شده در سال گذشته بررسی شود تا مشخص شود که آیا اختلافات وجود دارد یا خیر.

چه کسی باید به طور ایده آل تأیید سهام را انجام دهد؟

تأیید فیزیکی سهام باید توسط یک کارمند تیم حسابرسی یا حسابداری انجام شود.

آنها می توانند تمام کتابهای حساب را مرور کرده و با شماره ای که توسط تعداد فیزیکی نشان داده شده است ، مقایسه کنند.

در صورت عدم وجود بخش حسابرسی ، این شرکت می تواند یک کارمند را از بخش خرید یا عملیات اختصاص دهد تا تأیید فیزیکی موجودی را انجام دهد.

مواردی که باید هنگام انجام تأیید فیزیکی بررسی کنید

در حالت ایده آل ، کل فرآیند پایان به پایان در شمارش موجودی باید در یک محیط تمیز و روشن و بدون هیچ گونه آلودگی مانند گرد و غبار ، حشرات ، سموم و همچنین عناصر اتفاق بیفتد.

هر مورد باید به صورت جداگانه بررسی شود.

تعداد فیزیکی (یا اندازه گیری) باید با داده های ابزاری مانند داکت های تحویل ، فاکتورها ، لغزش بسته بندی و غیره مطابقت داشته باشد.

افکار نهایی

در حالی که تأیید فیزیکی یک فرآیند دستی است ، باید در برابر مقادیر ، توصیف ها و ارزش هایی که در کتابهای حساب شما ثبت شده است تأیید شود.

اگر به صورت دستی حفظ شود ، می تواند در کتابهای حساب خطایی ایجاد شود و روند آن نیز می تواند مدت زمان طولانی طول بکشد.

ماژول مالی قوی Tranquil Cloud ERP دارای ویژگی های حسابداری غنی است که حفظ دفترچه و سایر کتابهای حساب شما بسیار آسان است. شما می توانید حساب های دقیقی از همه چیز از جمله موجودی خود داشته باشید. این امر آشتی دادن تعداد سهام فیزیکی را آسانتر و ساده تر می کند و برای بوت شدن دقیق تر است. یک نسخه ی نمایشی را با ما برنامه ریزی کنید تا بدانیم چگونه نرم افزار ما می تواند به شما در مدیریت بهتر موجودی خود کمک کند و پیروی از حسابداری و سایر الزامات نظارتی را حفظ کند.